Руководитель административной службы

Обязанности

• Организация деятельности подразделения, которое отвечает за все административные функции компании (управление командой – штат 20 сотрудников и + подрядные организации), в том числе: Подбор и аренда жилых помещений для сотрудников организации, обеспечение надлежащих условий проживания
• Ремонт и эксплуатация помещений: обеспечение технического обслуживания, ремонта инженерных систем (электроснабжение, водоснабжение, вентиляция и отопление), а также контроль за состоянием жилых и нежилых объектов
• Уборка помещений и прилегающих территорий: координация работ по поддержанию чистоты в зданиях, местах общего пользования и на прилегающих территориях
• Транспортное обслуживание организации: организация и контроль за работой корпоративного транспорта, включая служебные автомобили и транспорт для сотрудников, обеспечение их технического обслуживания и ремонта
• Планирование и координация перевозок, в том числе служебных командировок сотрудников
• Управление персоналом: подбор, расстановка, мотивация и контроль сотрудников административной службобеспечение их переподготовки и повышения квалификации
• Контроль за соблюдением бюджетных лимитов: формирование бюджета административной службы на следующий год, контроль за расходами в рамках утвержденного бюджета, оптимизация расходов без снижения качества предоставляемых услуг
• Организация работы с подрядными организациями, заключение договоров на выполнение работ (ремонт, уборка, техническое обслуживание и прочее), контроль качества их выполнения
• Решение вопросов земельных отношений: координация работы, связанной с земельными участками, принадлежащими компании, включая оформление прав собственности, аренду, продажу и разрешение юридических вопросов по земельным отношениям
• Решение вопросов имущественного характера: управление недвижимостью, принадлежащей организации, включая аренду, покупку, продажу и регистрацию прав на имущество. Ведение переговоров и оформление сделок по приобретению и аренде недвижимости
• Организация командировок сотрудников, бронирование транспортных билетов, отелей, оформление необходимых документов, связанных с поездками
• Организация корпоративного питания: организация работы корпоративных столовых или кейтеринга для сотрудников, контроль за качеством питания и соответствием санитарным нормам
• Материально-техническое обеспечение: обеспечение сотрудников всеми необходимыми для работы материальными ресурсами (мебель, техника, канцелярские принадлежности и другие товары).
• Ведение учета материально-технических средств, контроль за их использованием и состоянием

Требования

• Аналогичный актуальный опыт работы по управлению административной службой (АХО) в крупной компании Опыт ведения переговоров на уровне государственных структур (акиматы, прокуратура и др)
• Опыт взаимодействия с поставщиками: проведение переговоров, организация и проведение тендеров, согласование условий и стоимости оказания услуг, подготовка договоров к подписанию с двух сторон; контроль работы поставщиков
• Опыт бюджетирования и оптимизации расходов на административно-хозяйственную деятельность
• Опытный пользователь персонального компьютера: Excel, Power Point. Знание SAP будет преимуществом

Условия

• Работа в крупной, современной, международной компании (штат свыше 2000 человек), офис находится в г. Жанатас
• Структура заработной платы: оклад + годовой бонус (состоит из нескольких окладов). Готовы услышать пожелания кандидатов по окладной части
• Индексация заработной платы каждый год
• ДМС, организовано питание, есть вахта до офиса и производственной площадки, корпоративный спортивный зал с тренером
• Мы рассматриваем кандидатов готовых к переезду и предлагаем компенсацию аренды жилья или служебное жилье. Компенсируется трансфер и затраты на перевоз вещей.
• Выплачиваются подъёмные
• Есть корпоративный автомобиль в использование